Ostatnia aktualizacja 11 maja, 2022
Onboarding to kluczowy element wdrażania nowych pracowników do firmy. Dobrze przeprowadzony onboarding powinien zapewnić możliwość dokładnego zapoznania się z kulturą firmy, specyfiką pracy poszczególnych działów oraz zbudować poczucie przynależności do organizacji. Sprawa robi się trudniejsza, jeśli onboarding jest przeprowadzany zdalnie. Jak zrobić to dobrze?
Ostatnia aktualizacja: 11.05.2022. Dodaliśmy informacje na temat pre-onboardingu.
Onboarding online dla pracowników zdalnych
Choć praca zdalna ma wiele zalet, to jedną z trudności w adaptacji może być brak możliwości uczestniczenia na co dzień w życiu biura. Nowy pracownik ma do dyspozycji wyłącznie ekran i połączenia wideo, które muszą wystarczyć do integracji i zapoznania się z charakterem pracy. Mimo zapewnienia bieżącej opieki liderskiej, można powiedzieć, że od samego początku trzeba być bardziej samodzielnym niż podczas wdrażania stacjonarnego. Jak sprawić, aby zdalny onboarding był wartościowy?
Sprawdź: UI Design
1. Onboarding – plan i powitanie
Onboarding zdalny tak naprawdę zaczyna się jeszcze przed wszystkimi spotkaniami i innymi działaniami online. Na parę dni przed pierwszym oficjalnym dniem pracownik powinien otrzymać plan onboardingu. W międzyczasie powinien odebrać także sprzęty potrzebne do pracy. Przydatne będą też wstępne informacje kontaktowe, aby nowy pracownik wiedział, do jakich osób może zwracać się w sprawach organizacyjnych. Miłym akcentem jest Welcome Pack dołączony do przesyłki, czyli tematyczne gadżety odpowiadające charakterowi firmy.
2. Przydziel opiekuna
W czasie wdrażania nowego pracownika, nieocenioną pomoc niesie specjalnie przydzielony opiekun. Może to być osoba z tego samego działu, która jest w firmie najdłużej albo bezpośredni przełożony. Taka osoba dba o aklimatyzację nowej osoby w zespole, a także daje bieżące wskazówki, jeśli pojawiają się pytania.
3. Zapoznanie z działami
Warto zaaranżować spotkania online z przedstawicielami innych działów, którzy opowiedzą o różnych elementach pracy w firmie. Pozwoli to jeszcze lepiej zrozumieć funkcjonowanie całej organizacji, a także wczuć się w jej wartości. Na tym etapie nowy pracownik ma szansę poznać zależności pracy oraz zyskuje informacje o tym, do kogo może się zwracać z różnymi pomysłami lub problemami.
Zobacz: Embedded Developer
4. Postaw na zaangażowanie – grywalizacja to świetny pomysł
Niektóre firmy korzystają z własnych platform onboardingowych, które umożliwiają wdrożenie poprzez gamifikację procesów. To nie tylko podnosi poziom zaangażowania nowej osoby w przyswajanie nowych informacji, ale zapewnia także elementy rozrywki. Grywalizacja działa pozytywnie na integrację z resztą nowych współpracowników. Dzięki swojej interaktywnej formie może niwelować odczucie znużenia, które jest typowe po wielogodzinnych maratonach różnych spotkań online.
5. Feedback
Nie powinno się zapomnieć o feedbacku na temat onboardingu. Poproszenie nowej osoby o informację zwrotną pomoże podnieść jakość przyszłych procesów. Trzeba pamiętać, że wdrażanie zdalne bardzo różni się od wdrażania stacjonarnego, dlatego ciągła optymalizacja działań pozwoli uzyskać wysoki poziom satysfakcji z procesu zarówno po stronie firmy, jak i po stronie przyszłych pracowników.
Pre-onboarding – korzyści z uwzględniania go w procesie
Zanim dojdzie do onboardingu, czas pomiędzy przyjęciem oferty a pierwszym dniem pracy potrafi obejmować nawet trzy miesiące. W trakcie tego okresu między pracownikiem a firmą zwykle zapada milczenie, w czasie którego mogą pojawić się niepewności. Jakie?
Mogą zrodzić się myśli typu: „Czy na pewno mnie przyjęli?”, „Może ktoś jednak się pomylił albo w międzyczasie znalazł się ktoś lepszy – w końcu firmy potrafią różnie postępować, nie zawsze w porządku względem pracownika”. Wobec takich rozterek czasami pojawia się potrzeba zadbania o plan „B” i nieustawanie w poszukiwaniach aż do momentu podpisania umowy.
Z raportu Jobvite z 2018 roku pt. „The Tipping Point. The Next Chapter in Recruiting” wynika, że aż 75% rekruterów doświadczyło sytuacji, w której pracownik chciał zrezygnować z oferty tuż po podpisaniu umowy. Co więcej, 53% rekruterów stwierdziło, że powodem rezygnacji było otrzymanie lepszej oferty pracy. Co to oznacza?
Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia takiej sytuacji, warto wprowadzić pre-onboarding, który będzie wprowadzeniem do organizacji, zanim zostaną dopełnione wszelkie formalności. W ramach pre-onboardingu firmy mogą zapraszać nowych pracowników do biura, aby ci zapoznali się ze strukturą organizacji w luźniejszej atmosferze. Ponadto ten czas warto wykorzystać na zakładanie wszelkich kont, przyznawanie dostępów oraz dostarczenie sprzętu. Jeśli firma posiada platformę wewnętrzną, warto dać do niej dostęp wcześniej, aby pracownik mógł wniknąć w atmosferę danego miejsca, zapoznać się z jego wartościami i poczuć się jego częścią.
Dzięki takim działaniom, przyszły pracownik zacznie budować swoje zaangażowanie, wciąż będąc w kontakcie z nowym miejscem, nawet jeśli pierwszy dzień pracy jest jeszcze dość odległy.
