Trello. Zarządzanie projektami dla początkujących
Ostatnia aktualizacja 21 listopada, 2023
Trello to popularne oprogramowanie do zarządzania projektami z wbudowanymi narzędziami do współpracy online. Jednocześnie jest polecane przede wszystkim dla mniejszych niż większych zespołów. Pracujesz jako project manager IT w startupie? Trello będzie świetne. Zatrudniasz się w korporacji? Raczej będziesz używał czegoś innego.
Trello jest lekki, prosty i łatwy w użyciu. Wykorzystuje tablice, listy i karty do tworzenia zadań i utrzymywania porządku. Użytkownicy mogą współpracować w ramach kart, udostępniać pliki i zostawiać komentarze.
Sprawdź: ProofHub
Brakuje natomiast funkcji raportowania i funkcji śledzenia czasu. Jest to bardzo dobre rozwiązanie dla zapracowanych specjalistów i freelancerów, jak i małych zespołów, które zarządzają jednocześnie niewielką liczbą projektów.
Korzystanie z planu podstawowego jest bezpłatne. Istnieją jednak płatne plany, które dodają automatyzację, integracje, priorytetowe wsparcie techniczne i nie tylko.
Trello jest jak Pinterest do zarządzania projektami
Trello często określane jest hasłem “Pinterest zarządzania projektami”. Znajdziesz tutaj wizualną reprezentację swoich projektów, zadań i tego, nad czym pracują członkowie zespołu.
Możesz dodać obrazy i naklejki, wyróżnić priorytety i na pierwszy rzut oka zobaczyć, nad czym pracuje zespół, co zostało zakończone, a co dopiero czeka na rozpoczęcie. W Trello łatwo zobaczysz, co należy zmienić, zanim stanie się to poważnym problemem. Narzędzie na pewno potrafi oszczędzić sporo czasu i stresu, zapobiegając sytuacjom typu “jak my to przegapiliśmy!?”.
Co warto wiedzieć o Trello
- Tablice: możesz mieć tyle tablic, ile chcesz. Każda tablica może być projektem, klientem lub obszarem twojego życia lub działalności, którą chcesz zorganizować, np. kalendarzem redakcyjnym lub pracami domowymi.
- Listy: te również są nieograniczone. W tym miejscu możesz podzielić zadania i uporządkować je. Przykładem może być sytuacja, w której używasz metody planowania “12-tygodniowy rok” lub czegoś podobnego. Każda lista reprezentowałaby 1 z 12 tygodni.
- Karty: tutaj dochodzimy do szczegółów. Są to indywidualne zadania (lub taktyki), które musisz wykonać na swoich listach.
Naszym faworytem jest tworzenie list kontrolnych, które pokazują pasek postępu. Jest coś bardzo satysfakcjonującego w zaznaczaniu pola i powiększaniu paska stanu.
Trello to świetne narzędzie dla początkujących project managerów, którzy dopiero uczą się zawodu.
Power Up Dashcards
To funkcja dostępna dla wszystkich użytkowników, dzięki której możliwe jest śledzenie pracy na tablicach Workspace i monitorowanie zmian w czasie rzeczywistym. Ponadto treść tablic można przeszukiwać za pomocą niestandardowych filtrów obejmujących kolory etykiet, przynależność itd., co jeszcze bardziej ułatwi poruszanie się po zadaniach z Workspace’ów.
Jak wprowadzić Dashcards do codziennej pracy? Warto zbudować tablicę ogólnofirmową dla wszystkich zadań. Pozwoli to zorientować się w sytuacji i sprawdzić, czy są jakieś procesy blokujące. Bieżąca weryfikacja obciążenia innych członków zespołu pozwoli na szybką reakcję, gdy praca utknie w jakimś punkcie.
Aby stworzyć Dashcards można skorzystać z gotowych szablonów dostosowanych do śledzenia różnych przepływów pracy. Przeszukiwanie danych odbywa się za pomocą korzystania z wielu wizualnych opcji filtrowania. Na przykład śledzenie trendów napływającej pracy można sprawdzić filtrując karty po kolumnie „Utworzono” i zweryfikować najgorętsze okresy w miesiącu, w czasie których powstaje najwięcej kart.
Funkcja ustawiania alertów w oparciu o konkretne działania jest zsynchronizowana ze Slackiem. Dashcards oferują szeroki wachlarz możliwości i ułatwiają planowanie z wyprzedzeniem.
Synchronizacja Trello z innymi narzędziami
Synchronizacja Trello z innymi narzędziami do komunikacji i pracy online znacznie zwiększa funkcjonalność dostępnych feature’ów.
Narzędzie oferuje integracje z wieloma popularnymi aplikacjami, typu Slack czy Google Drive. Za sprawą tego połączenia możliwa jest bezproblemowa komunikacja między zespołami oraz bezpośrednie dołączanie do kart Trello dokumentów i innych plików.
Te integracje umożliwiają użytkownikom pracę w znanej im przestrzeni, jednocześnie czerpiąc korzyści z zorganizowanej struktury Trello. Co więcej, Trello umożliwia automatyzację powtarzalnych zadań za pomocą funkcji “Butler”. Ten wbudowany mechanizm pozwala na tworzenie zasad, wyzwalaczy i akcji, które automatycznie wykonują zadania, m.in. zmianę członków karty, aktualizację etykiet czy przesuwanie kart między listami. Nie musimy chyba dodawać, że tego typu automatyzacja pozwala nie tylko oszczędzić mnóstwo czasu, ale też zapobiega przeoczeniom.
Szablony
Trello cechuje się wysoką elastycznością dostosowania widoku i funkcji, ale też podsuwa gotowe rozwiązania do wykorzystania w konkretnych przypadkach.
W zależności od typu pracy, możemy wykorzystać szablon z biblioteki podzielonej na 14 kategorii.
Szablony pochodzą nie tylko z wewnętrznych zasobów Trello, ale też udostępniają je użytkownicy wykorzystujący je we własnych procesach. Wśród nich można znaleźć pracowników dużych organizacji, takich jak Zendesk czy Uber.
Wykorzystanie gotowych tablic nie jest obowiązkowe, jednak chcąc szybciej wdrożyć się w korzystanie z programu, możesz skopiować jeden z nich i dostosować do swoich potrzeb.
Dodatkowo, skorzystanie z rozwiązań organizacji, które znasz i cenisz, może być punktem startowym w przygotowywaniu się do przyszłej rekrutacji w konkretnej firmie.
Sprawdź: https://trello.com
Czytaj także:
Interim Management – na czym polega?
Back Office – niewidzialna twarz firmy
Blisko 60% badanych zauważa wyższą produktywność podczas pracy zdalnej
