Ostatnia aktualizacja 8 lutego, 2024
W strukturze współczesnych organizacji ważną rolę odgrywa dział administracyjny. Choć pracownicy tego działu nie realizują bezpośrednio celów biznesowych firmy, to dzięki nim przedsiębiorstwo funkcjonuje w sposób sprawny i spójny. Całe zaplecze administracyjne, często bardzo rozbudowane, określa się mianem back office. Czy zajmuje się dział back office i jakie możliwości rozwoju daje pracownikom?
Co to jest back office?
Back office to dział firmy, który zajmuje się działaniami związanymi z obsługą wewnętrzną i administracyjną. Choć często pozostaje w cieniu działu front office, który bezpośrednio obsługuje klientów, to jednak pełni kluczową rolę w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania firmy oraz osiąganiu celów biznesowych.
Dział back office – czym się zajmuje?
Pracownicy działu back office zajmują się przede wszystkim zapewnieniem wsparcia i obsługą procesów wewnętrznych. Dział ten zapewnia sprawne funkcjonowanie organizacji poprzez zapewnienie wszystkich usług i procesów, które są niezbędne do jej działania i osiągania celów biznesowych.
Obszary działań back office
W zależności od specyfiki działalności firmy, pracownicy działu back office mogą zajmować się różnymi obszarami.
Księgowość i finanse
Jedną z najważniejszych funkcji działu jest obsługa finansowa i księgowa. Dzięki pracy tych działów organizacja jest w stanie monitorować swoje przychody i koszty, weryfikować zgodność z przepisami prawa, a także planować i podejmować decyzje biznesowe. Dział finansowy zajmuje się także zarządzaniem płatnościami, rozliczeniami i budżetem firmy.
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Dział HR dba o rekrutację pracowników, zarządzanie ich umowami, wynagrodzeniami, szkoleniami i rozwijaniem kariery. Specjaliści z tej dziadziny odpowiadają także za tworzenie i wdrażanie polityk personalnych i zapewnienie zgodności z przepisami prawa.
IT
Dział IT zajmuje się zapewnieniem infrastruktury technologicznej, wsparciem technicznym, a także rozwojem i wdrażaniem oprogramowania i systemów informatycznych. Bez wsparcia IT, wiele procesów biznesowych w firmie byłoby niemożliwe do realizacji.
Zarządzanie ryzykiem
Dział back office pełni także ważną rolę w zarządzaniu ryzykiem. Dział ten zajmuje się identyfikacją, oceną i zarządzaniem ryzykiem biznesowym, a także zapewnieniem zgodności z przepisami prawa i standardami branżowymi. Zarządzanie ryzykiem pozwala na minimalizowanie zagrożeń i podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.
Analiza danych
Zespół analizy danych w dziale back office zajmuje się pozyskiwaniem, przetwarzaniem i analizą danych biznesowych, a także oceną rynku, konkurencji i trendów biznesowych.
Zobacz: Czym zajmuje się analityk biznesowy w 2023 roku?
Zapewnienie jakości
W skład działu wchodzić może także zespół specjalistów kontroli jakości. Zespół ten zajmuje się kontrolą jakości produktów lub usług firmy, a także oceną satysfakcji klientów.
Realizacja działań marketingowych
Pracownicy działu marketingu zajmują się przygotowywaniem materiałów marketingowych, analizą rynku i konkurencji a często również organizacją eventów czy prowadzeniem działań PR.
Back office – ścieżka kariery
Dział back office składa się ze specjalistów rozmaitych branży, więc trudno określić uniwersalną ścieżkę kariery. Zatrudnienie w dziale back office znajdą absolwenci wielu kierunków studiów. W przypadku pracy w firmach międzynarodowych koniecznym warunkiem będzie prawdopodobnie znajomość języka angielskiego.
Pracę w wielu obszarach back office rozpocząć można już na studiach, na przykład jako stażysta w dziale księgowości (Accounting Intern) czy analizy danych (Data Analysis Intern), pracując na określoną część etatu.
Po ukończeniu stażu pracownik może objąć stanowisko młodszego specjalisty w danym obszarze np. jako młodszy analityk Big Data (Junior Big Data Analyst) czy młodszy specjalista ds. księgowości (Junior Accounting Specialist). Przykładów stanowisk jest oczywiście znacznie więcej, ścieżka juniorska dotyczy bowiem każdego obszaru.
Po około 2 latach doświadczenia, pracownik może awansować na stanowisko specjalisty, a kolejno starszego specjalisty — zwykle z co najmniej 5-letnim stażem pracy. Następnie, doświadczony pracownik, posiadający dodatkowo kompetencje do zarządzania zespołem, może awansować na stanowisko team leadera. Najwyższym stanowiskiem w strukturze działu back office jest stanowisko Back Office Managera. Osoba na tym stanowisku zarządza całym zespołem. Dba też o realizację dba o realizację strategii firmy w zakresie funkcjonowania tego działu.
Outsourcing działań back office
Część firm decyduje się na outsourcing działań back office. Polega to na zlecaniu określonych zadań do zewnętrznej organizacji specjalizującej się w tych obszarach. To, czy outsourcing tych zadań jest opłacalny, zależy w dużej mierze od wielkości i specyfiki firmy, jednak wielu przedsiębiorców decyduje się na to rozwiązanie ze względu na:
- Możliwość skoncentrowania się na swojej głównej działalności.
- Większą efektywność w zarządzaniu firmą.
- Oszczędność czasu i kosztów.
Korzyści z outsourcingu back office są szczególnie widoczne dla małych i średnich przedsiębiorstw. Zazwyczaj nie dysponują one wystarczającymi zasobami, aby prowadzić kompleksowe działania w tym zakresie. Dzięki outsourcingowi te firmy mogą skorzystać z usług specjalistów, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie funkcjonowania back office, co pozwoli im na zwiększenie konkurencyjności i osiągnięcie sukcesu na rynku.
Wyzwania sektora back office w pracy zdalnej i hybrydowej
Praca zdalna i hybrydowa przyniosła szereg wyzwań dla sektora back office, które wymagają wprowadzenia nowych rozwiązań i adaptacji. Jednym z głównych problemów jest utrzymanie płynnej komunikacji i współpracy między zespołami. Narzędzia do współpracy online stały się niezbędne, ale wymagają od pracowników back office nie tylko znajomości technologii, ale także umiejętności efektywnego komunikowania się i zarządzania zadaniami w cyfrowym środowisku. Kwestie bezpieczeństwa danych również stanowią znaczące wyzwanie, ponieważ praca zdalna zwiększa ryzyko wycieków i ataków cybernetycznych. Organizacje muszą wzmocnić swoje protokoły bezpieczeństwa i zapewnić szkolenia z cyberbezpieczeństwa dla swoich pracowników.
Ponadto, utrzymanie zaangażowania i motywacji pracowników na odległość, zarządzanie ich wydajnością bez bezpośredniego nadzoru oraz zapewnienie równowagi między pracą a życiem prywatnym stają się kluczowymi obszarami, które wymagają uwagi w zarządzaniu zespołami back office. Rozwiązanie tych wyzwań wymaga strategicznego podejścia i elastyczności zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników, aby zapewnić ciągłość działania i efektywność operacyjną w nowym modelu pracy.
Automatyzacja procesów back office
Wykorzystując nowe technologie oraz sztuczną inteligencję, możliwe jest zautomatyzowanie wielu powtarzalnych i czasochłonnych zadań pracowników back office, takich jak
- Procesy księgowe, w tym fakturowanie, rozliczanie płatności.
- Procesy związane z zarządzaniem dokumentami czy planowaniem czasu pracy.
- Procesy związane z zarządzaniem magazynami, zamówieniami, dystrybucją towarów.
Cyfrowy pracownik może znacznie usprawnić pracę działu, a także efektywnie pracować 24/7. Wraz z postępem technologicznym i rozwojem sztucznej inteligencji, możliwości automatyzacji działań back office będą się stale rozwijać. Pozwoli to na jeszcze większe zwiększenie wydajności i jakości usług.
